Trong bài trước tôi đã liệt kê tất cả tính năng của website, app, extension order hàng Trung Quốc, xem lại ở đây.
Trong bài này tôi sẽ hướng dẫn bạn sử dụng chúng.
Tổng quan luồng sử dụng phần mềm sẽ như sau:
Giai đoạn 1: Khách hàng hoặc nhân viên sale sẽ tạo đơn trên phần mềm.
Giai đoạn 2: Nhân viên order leader sẽ phân đơn cho nhân viên order.
Giai đoạn 3: Nhân viên order khảo giá từ nhà cung cấp và báo giá lại cho khách hàng.
Giai đoạn 4: Nhân viên kế toán tiếp nhân thanh toán và xử lý giao dịch
Giai đoạn 5: Khách hàng theo dõi tình trạng đơn hàng và trao đổi với nhân viên nếu có.
Giai đoạn 6: Nhân viên order cập nhật trạng thái đơn hàng và mã vận đơn khi nhà cung cấp phát hàng.
Giai đoạn 7: Nhân viên kho Trung Quốc sẽ quét mã bar code để cập nhật tình hình vận chuyển đơn hàng. Đồng thời ghi chú các công việc phát sinh như: đóng gỗ, kiểm đếm nếu có.
Giai đoạn 8: Khi hàng về kho Việt nam, sẽ có 2 trường hợp:
- Hàng về kho của mình: nhân viên kho sẽ quét mã bar code để cập nhật tình hình vận chuyển đơn hàng. Nhân viên chuyển sang hoàn tất khi sản phẩm được giao đến khách hàng.
- Hàng về kho của công ty giao hàng: bên giao hàng xử lý phần việc còn lại, hệ thống sẽ kết nối API với hệ thống của công ty giao hàng để cập nhật trạng thái đơn hàng là đã xong.
Giai đoạn 9: Khách hàng khiếu nại (chỉ khi đơn hàng có vấn đề).
Giai đoạn 1: khách hàng / nhân viên sale tạo đơn hàng:
1.1. Tạo đơn mua hàng thông thường:
Bước 1: Đăng ký và đăng nhập vào website.
Bước 2: Cài đặt Extenstion (công cụ đặt hàng)
Bước 3: Tạo đơn: ở bước này có 2 cách tạo đơn
- Cách 1: Sử dụng extension đã cài ở bước 2 để tạo đơn.
- Khách hàng truy cập vào trang thương mại điện tử: ablibaba, 1688, Gmarket…
- Tiếp theo vào xem chi tiết sản phẩm muốn mua.
- Tiếp theo chọn thuộc tính sản phẩm và số lượng muốn mua.
- Tiếp theo click vào nút “thêm vào giỏ hàng”.
- Tiếp tục như vậy với sản phẩm khác.
- Khi đã tạo đủ, click vào nút “về giỏ hàng” để xem danh sách các sản phẩm đã chọn.
- Cách 2: Tạo đơn hàng bằng cách nhập thông tin sản phẩm trên website, xem ảnh bên dưới:
Bước 4: Vào giỏ hàng và kết đơn:
- Vào giỏ hàng xem lại các sản phẩm đã chọn.
- Xóa bớt mặt hàng không muốn mua hoặc chuyển 1 số sản phẩm dang để mua sau.
- Sửa thông tin sản phẩm đã chọn.
- Nhập thông tin liên hệ.
- Tạo lệnh “hoàn thành” để kết đơn.
Sau bước này, đơn hàng sẽ được gửi về cho nhan viên order xử lý.
1.2. Tạo đơn hàng ký gửi:
Tạo đơn ký gửi có 2 cách:
- Cách 1: Khách hàng có thể tạo đơn hàng bằng cách gửi file excel ký gửi các thông tin đặt hàng Trung Quốc.
- Cách 2: Khách hàng có thể tạo đơn ký gửi bằng biểu mẫu. Tại đây người dùng nhập thông tin của từng đơn hàng vào website.
Sau khi tạo đơn, thông tin đơn sẽ được gửi về website admin.
Giai đoạn 2: nhân viên order leader phân đơn cho nhân viên order:
Bước 1: Nhân viên order leader vào đơn hàng muốn phân đơn
Bước 2: nhân viên order leader nhập nhận viên phụ trác đơn vào đơn đó.
Giai đoạn 3: nhân viên order báo giá cho khách hàng:
Nhân viên order nhập giá vào biểu phí và điều chỉnh giá tại mục danh sách sản phẩm. Sau khi cập nhật khách hàng sẽ nhìn thấy giá của các mục đánh số thứ tự từ 1 đến 9; còn lại các mục đánh dấu Sao thì khách hàng không nhìn thấy.
Giai đoạn 4: nhân viên kế toán tiếp nhận thanh toán và xử lý giao dịch:
4.1 Nhân viên kế toán nạp tiền cho khách:
Nhân viên kế toán có 2 cách thao tác để nạp tiền vào ví ảo của khách:
- Cách 1:
- Bước 1: Vào đơn hàng của khách.
- Bước 2: chọn nút “nạp tiền” ở khối tính năng lịch sử thanh toán.
- Bước 3: nhập số tiền và thông tin nạp tiền vào biểu mẫu rồi hoàn tất.
- Cách 2:
- Bước 1: Vào mục nạp tiền – Trừ tiền.
- Bước 2: Click vào dấu cộng góc trên tay phải để tạo mới
- Bước 3: Nhập thông tin số tiền cần nạp (hoặc số tiền cần trừ)
4.2 Nhân viên kế toán tạo hóa đơn trừ tiền trong ví khách hàng
Khi khách hàng cần thanh toán tiền hàng cho công ty; kế toán sẽ thao tác để trừ tiền trong ví ảo của khách và tạo hóa đơn. Nhân viên kế toán có 2 cách để thao tác tạo hóa đơn trừ tiền:
- Cách 1 là:
- Bước 1: Vào đơn hàng của khách
- Bước 2: chọn nút “Tạo hóa đơn” ở khối tính năng lịch sử thanh toán.
- Bước 3: nhập số tiền và thông tin nạp tiền vào biểu mẫu rồi hoàn tất.
- Cách 2 là:
- Bước 1: Vào mục “Hóa đơn”.
- Bước 2: Click vào dấu cộng góc trên tay phải để tạo mới
- Bước 3: Nhập thông tin số tiền cần nạp (hoặc số tiền cần trừ)
Trong đó ID đơn hàng là dãy số cuối cùng trên đường link khi vào xem chí tiết mỗi đơn
4.3 Nhân viên kế toán thành toán tiền thừa cho khách hàng
Khi đơn hàng đã hoàn tất mà khác hàng còn tiền dư trong ví ảo, họ có thể tạo yêu cầu rút tiền về. Khi này kế toán sẽ phải xử lý lệnh rút tiền bằng cách chuyển khoản cho khách rồi cập nhật lại lên phần mềm.
- Bước 1: Vào mục “yêu cầu rút tiền”
- Bước 2: Chọn chỉnh sửa (click vào biểu tưởng hình cái bút chì)
- Bước 3: Chọn tráng thái kế toán đã chuyển khoản.
Giai đoạn 5: Khách hàng theo dõi tình trạng đơn hàng và trao đổi với nhân viên nếu có.
5.1 Khách hàng theo dõi tình trạng đơn hàng:
Cách 1: theo dõi đơn hàng hàng trên website:
- Bước 1: vào danh sách đơn hàng
- Bước 2: Vào chi tiết đơn hàng để xem tình trạng đơn hàng.
Cách 2: theo dõi đơn hàng trên app:
- Bước 1: tải app trên store về điện thoại
- Bước 2: đăng nhập vào app
- Bước 3: nhận thông báo khi tình trạng đơn hàng được thay đổi.
5.2 Khách hàng trao đổi và viết ghi chú cho nhân viên:
Khách hàng có thể ghi chú cho từng đơn hàng của mình và trao đổi với nhân viên về mỗi đơn hàng thông qua website.
Bước 1: vào xem chi tiết 1 đơn hàng trên website.
Bước 2: nhắn tin với nhân viên thông qua mục chat với admin.
5.3 Khách hàng đặt cọc cho đơn hàng thường:
Khi được công ty yêu cầu thanh toán, khách hàng có thể tự thao tác đặt cọc bằng cách:
Bước 1: Vào chi tiết đơn hàng
Bước 2: chọn “tiến hành đặt cọc”
Bước 3: Nhập số phần trăm muốn thanh toán
Giai đoạn 6: Nhân viên order cập nhật trạng thái đơn hàng và mã vận đơn khi nhà cung cấp phát hàng.
6.1 Tính năng cập nhật mã vận đơn
Bước 1: vào chi tiết đơn hàng
Bước 2: chọn sửa thông tin đơn
Bước 3: Nhập mã vân đơn và các thông tin cần sửa khác
6.2 Tính năng cập nhật kho vận chuyển:
Bước 1: vào chi tiết đơn hàng
Bước 2: Chọn kho Trung Quốc và kho Việt nam sẽ nhận hàng.
6.3 Tính năng cập nhật trạng thái đơn hàng:
Bước 1: vào chi tiết đơn hàng
Bước 2: chọn trạng trái đơn
Giai đoạn 7: Nhân viên kho Trung Quốc cập nhật tình hình vận chuyển đơn hàng:
Khi hàng từ nhà cung cấp được chuyển đến kho Trung Quốc, nhân viên kho Trung Quốc sẽ cập nhật trạng thái đơn hàng lên phần mềm. Đồng thời họ cũng ghi chú thêm cân nặng, kích thương và các phí khác như: kiểm đếm; đóng gỗ…
7.1 Tính năng cập nhật trạng thái đơn hàng qua website
Bước 1: Tuy cập vào website, vào chi tiết 1 đơn hàng
Bước 2: Tích chọn các phí phát sinh, ghi chú lại cân nặng, kích thước…
Bước 3: chuyển trạng thái đơn hàng.
7.1 Tính năng cập nhật trạng thái đơn hàng qua app:
Bước 1: đăng nhập vào app
Bước 2: Vào tính năng quét mã, rồi quét bar code trên bao bì sản phẩm.
Bước 3: sau khi quét mã, thông tin sản phân thiển thị, nhân viên kho nhập thông tin như kích thước, cân năng rồi chọn chế độ nhật/ xuất kho
Giai đoạn 8: Khi hàng về kho Việt nam, sẽ có 2 trường hợp:
8.1: Kho của công ty order sẽ xử lý đơn.
Bước 1: Vào app quét mã vạch đơn hàng và chọn nhập kho để nhập kho
Bước 2: vào app quét mã vạch đơn hàng và chọn xuất kho khi đã giao hàng.
8.2: Kho của công ty vận chuyển thuê ngoài sẽ xử lý đơn
Bước 1: Vào app quét mã vạch đơn hàng và chọn nhập kho để nhập kho
Bước 2: khi đơn hàng hoàn tất, nhân viên côn gty ship sẽ cập nhật trạng thái đã giao hàng lên phần của họ. hệ thống của mình sẽ tích hợp API để cập nhật trạng thái đơn hàng lên hệ thống của mình.
Giai đoạn 9: Khách hàng khiếu nại (chỉ khi đơn hàng có vấn đề).
Khi đơn hàng hoàn tất nhưng sảy ra sự cố. Lúc này khách hàng có thể tạo khiếu nại. Các thông tin về khiếu nại này sẽ được gửi về website admin.
Bước 1: Click vào nút “khiếu nại”
Bước 2: nhập khiếu nại theo form và hoàn tất
